Registermodernisierung im Land
Die Modernisierung der Register ist eine zentrale Maßnahme zur Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland. Kommunen, als registerführende Stellen, spielen dabei eine Schlüsselrolle, da viele Register auf kommunaler Ebene geführt werden. Die Modernisierung zielt darauf ab, Prozesse zu vereinfachen, die Effizienz zu steigern und die Arbeitslast der kommunalen Verwaltungen zu reduzieren.
Die Registermodernisierung ermöglicht erstmals den direkten Datenaustausch zwischen Behörden. Herzstück dieser Vernetzung ist das Once-Only-Prinzip. Dieses besagt, dass Bürger oder Unternehmen ihre Daten nur einmal, „Once-Only“, eingeben müssen. Diese Daten können dann über sichere Schnittstellen von anderen Behörden abgerufen und für verschiedene Verwaltungsverfahren genutzt werden. Für die Kommunen bedeutet dies konkret, dass sie auf Daten aus anderen Registern zugreifen können, anstatt die Bürgererneut um die gleichen Informationen zu bitten. Dies spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und steigert die Effizienz. Zudem wird der Verwaltungsaufwand minimiert, da einmal erfasste Daten automatisch in andere Systeme übertragen werden können.
Nicht nur innerhalb von Deutschland soll dieser Datenaustausch möglich sein. Ausgewählte Verwaltungsverfahren für EU-Bürger und Bürgerinnen werden zukünftig durch einen Anschluss an das europäische Once-Only-Technical-System (Single Digital Gateway, SDG) auch innereuropäisch medienbruchfrei abgewickelt werden können.
Die gesetzliche Grundlage für die Registermodernisierung wurde mit dem Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) am 6. April 2021 geschaffen. Es definiert die Rahmenbedingungen für die Einführung eines einheitlichen, registerübergreifenden Identifikationsmerkmals – der Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) nach § 139b der Abgabenordnung.
Im Anhang des Gesetzes wurden 50 Register benannt, die verpflichtet sind, die Steuer-ID als zusätzliches Ordnungsmerkmal zu speichern. Für Kommunen, die diese Register führen, bedeutet dies eine direkte Anpassung ihrer Systeme, um die Steuer-ID als eindeutiges Identifikationsmerkmal in ihren Datenbanken zu speichern und zu nutzen. Dies gewährleistet, dass Daten korrekt und eindeutig zugeordnet werden können, was Verwechslungen verhindert und die Datensicherheit erhöht.
Im Steuerungsprojekt Registermodernisierung schaffen das Bundesministerium des Inneren und für Heimat sowie die Länder Bayern, Baden-Württemberg, Hamburg und Nordrhein-Westfalen nun die notwendige technische und organisatorische Infrastruktur zur Vernetzung. Sie werden dafür durch das Bundesverwaltungsamt (BVA) als Registermodernisierungsbehörde unterstützt.
Fazit
Für Kommunen bedeutet die Registermodernisierung weitreichende Umstellungen. Bestehende Systeme und Prozesse müssen an neue technische und rechtliche Standards angepasst werden. Langfristig wird die Registermodernisierung jedoch eine deutliche Entlastung der Kommunen bringen und einen wesentlichen Beitrag zu einer effizienteren Verwaltung leisten.